نوشته‌های بلاگ توسط تیم تحریریه
مدیریت دانش
مقدمه
مدیریت دانش یکی از مفاهیم مهم در بهبود اثر بخشی فعالیت سازمان است. در این مطلب به تعریف، مراحل اصلی مدیریت دانش، انواع دانش، اثرات آن در سازمان، اهمیت این موضوع، نحوه اجرا و ... پرداخته می‌شود. در ادامه هم به چهار عامل کلیدی برای بهبود مدیریت دانش در سازمان های غیر دولتی اشاره می‌شود.
مدیریت دانش چیست؟
مدیریت دانش عبارت است از: تعریف، ایجاد، حفظ و به اشتراک گذاری دانش و تجربه کارکنان در یک سازمان. هدف اصلی مدیریت دانش، بهبود کارایی سازمان و صرفه جویی در برخی از هزینه‌ها است.
این مفهوم اغلب به آموزش و یادگیری در یک سازمان اشاره می‌کند و شامل یک چرخه ایجاد، به اشتراک گذاری، ساختار و دانش حسابرسی، در جهت به حداکثر رساندن اثربخشی دانش جمعی سازمان است.
3 مرحله اصلی مدیریت دانش
1- جمع آوری
2- ذخیره
3- به اشتراک گذاشتن
هدف از انجام این مراحل این است که یادگیری سازمانی فعال و فرهنگ یادگیری ایجاد شود. وقتی به مدیریت دانش فکر می‌کنیم، در نظر گرفتن انواع دانش و اینکه چقدر ممکن است آن دانش را در درون یک سازمان به اشتراک بگذاریم، اهمیت پیدا می‌کند.
انواع دانش
دانش ضمنی و صریح دو نوع اصلی دانش، در این تعریف هستند.
دانش ضمنی
دانش ضمنی مربوط به اطلاعت شهودی است و به اشتراک گذاشتن آن با دیگران تا حدودی دشوار است. نمونه هایی از دانش ضمنی عبارتند از: تفکر نوآورانه و درک زبان بدن
دانش صریح
دانش صریح اطلاعاتی است که به راحتی تدوین و آموزش داده می شود، مانند چگونگی تغییر سایز کاغذ در یک چاپگر و یا معادلات ریاضی و...
اثرات استفاده از مدیریت دانش در سازمان
مدیریت دانش این اطمینان را ایجاد می‌کند که دانش تخصصی کارکنان با رفتن آنها از سازمان از بین نمی‌رود، و یا کارکنان از دانش و تجربه یکدیگر به خوبی استفاده می‌کنند. نتیجه این کار این است که آگاهی بیشتر افراد سازمان به انتخاب بهترین شیوه‌ها و در نهایت موفقیت بیشتر سازمان منجر می‌شود.
اجزا مدیریت دانش
افراد: مدیریت دانش باید جز اولویت‌های افراد سازمان قرار بگیرد و اخلاق به اشتراک گذاری دانش به باور درونی افراد تبدیل شود.
فرایند: نیاز به یک سیستم روشن برای تمام مراحل مدیریت دانش وجود دارد، از طرف دیگر، در این مسیر همیشه فرصت برای نوآوری وجود دارد.
فناوری : فناوری از مدیریت دانش پشتیبانی می‌کند، امکان جستجو و دسترسی به اطلاعات در سیستم‌های مدیریت دانش را آسان‌تر می‌کند، همچنین به افراد سازمان اجازه می‌دهد تا ارتباط بهتری برقرار کنند.
حکمرانی: قوانین سازمان باید به اشتراک گذاری دانش را در اولویت قرار دهد و برای این کار پاداش در نظر گرفته شود. بدون این گام، شروع سیستم‌های مدیریت دانش یک نبرد داخلی محسوب می‌شود.
سازمان‌هایی که از مدیریت دانش به خوبی استفاده می‌کنند قادرند به سرعت نسبت به تغییر شرایط بازار واکنش نشان دهند، خدمات بهتری به مشتریان خود ارائه دهند، هم چنین نوآوری و بهره‌وری آنها بالاتر است.
چرا مدیریت دانش مهم است؟
· مدیریت دانش مهم است زیرا توانایی تصمیم گیری موثر یک سازمان را افزایش می‌دهد.
· دسترسی همه کارکنان به آموزش‌های تخصصی ارائه شده در سازمان، باعث می‌شود نیروی کار باهوش‌تر و متخصص‌تر شوند که در نتیجه این افراد قادر به تصمیم گیری سریع و آگاهانه‌ای هستند که به نفع سازمان است.
· نوآوری سریع‌تر و آسان‌تر در سازمان گسترش پیدا می‌کند. مشتریان از بهترین خدمات بهره‌مند می‌شوند و گردش کار اعضا سازمان کمتر می‌شود.
· کارکنان سازمان می‌توانند مسائل را سریع‌تر تشخیص دهند و به سرعت به اطلاعات و نوآوری‌های جدید پاسخ دهید.
نکته: اهمیت مدیریت دانش هر ساله بیشتر می‌شود و همانطور که بازار رقابتی‌تر می‌شود، یکی از مهم‌ترین راه‌ها برای ایجاد سازمان هوشمند و انعطاف پذیر به حساب می‌‌آید.
دلایل مختلف سازمان‌ها برای شروع فرآیند مدیریت دانش
1- ادغام و یا توسعه فعالیت: این کار ممکن است به تدوین دانش نیاز داشته باشد و افراد سازمان را به اشتراک‌گذاری تخصص خود تشویق کند.
2- بازنشستگی قریب الوقوع کارکنان موثر: این اتفاق می‌تواند نیاز به جمع آوری و به اشتراک گذاری دانش این افراد را افزایش دهد.
3- افزایش کیفیت استخدام‌های جدید: استفاده از مدیریت دانش در سازمان باعث می‌شود استخدام افراد جدید سازمان با درایت بیشتری صورت بگیرد و هم چنین آموزش‌های کاربردی و بهتری به این افراد داده شود.
مزایای مدیریت دانش
1- بهره وری بیشتر در محیط کار
2- تصمیم گیری بهتر و سریع‌تر
3- افزایش همکاری‌ها
4- ایجاد دانش سازمانی
5- بهینه سازی فرآیند استخدام کارکنان
6- با توجه به اهمیت دادن به دانش افراد شادی و ماندگاری افراد در سازمان افزایش پیدا می‌کند.
نکته: مدیریت دانش یک ابزار مهم در هر سازمانی است که می‌خواهد سهم بازار خود را افزایش دهد.
فرایند مدیریت دانش
مدیریت دانش در یک سازمان یک فرایند چهار مرحله ای دارد.
1- کشف کردن
دانش در داخل سازمان چگونه کشف خواهد شد؟
در هر سازمان، منابع مختلفی از دانش وجود دارد. در این مرحله از فرآیند، منابع دانش و این که چه چیزهایی را می‌توان از این دانش‌ها آموخت شناسایی می‌شوند. فرآیند کشف به درک جامع از جریان دانش سازمان کمک می‌کند.
2- ضبط و ثبت کردن
دانش جدید و موجود چگونه ذخیره می شود؟
هر سازمان دارای مقدار زیادی از دانش است که باید به شیوه ای مناسب ذخیره و سازماندهی شود. با ایجاد سیستمی که قابلیت دسته بندی و طبقه بندی دارد، دسترسی به دانش راحت‌تر می‌شود و ساختار سازمانی بهبود پیدا می‌کند. ذخیره سازی می‌تواند شامل اسناد اسکن شده، استفاده از داده‌ها و ساده کردن روش‌های دسترسی به اطلاعات باشد.
3. فرایند
چگونه می توان این دانش را قابل استفاده کرد؟
این گام شامل تجزیه و تحلیل عمیق دانش جمع آوری شده در دو مرحله قبلی است. سازمان باید دانش را سازماندهی و ارزیابی کند تا ببیند چگونه می توان آن را به بهترین شکل در ساختار خود وارد کرد.
این گام زمانی است که یک سازمان در حال ایجاد و ترویج فرهنگ اشتراک گذاری دانش و تشویق کارکنان به نوآوری باشد.
4. به اشتراک گذاری و مزایا
افراد درون سازمان چگونه می‌توانند به این دانش دسترسی داشته باشند؟
هدف مدیریت دانش این است که امکان دسترسی آسان به دانش در داخل سازمان فراهم شود.
ساختن سیستمی که به خوبی کار می‌کند اولین گام است، اما افراد باید بدانند که چگونه از آن سیستم استفاده کنند.
اجرای برنامه‌های آموزشی می‌تواند به افزایش درک سیستم‌های مدیریت دانش کمک کند. هنگامی که از این سیستم به خوبی استفاده شود، شرکت از افزایش کارایی، تصمیم گیری بهتر، و کارکنان خلاق و نوآور بهره‌مند می‌شود.
چهار عامل کلیدی برای بهبود مدیریت دانش در سازمان‌های غیردولتی
سازمان‌های غیردولتی که ریسک استفاده از مدیریت دانش را نمی‌پذیرند و برای آن سرمایه گذاری نمی‌کنند، نفوذ اجتماعی خود را از دست می‌دهند.
استفاده از مدیریت دانش در سازمان‌های غیردولتی باعث می‌شود نفوذ و تاثیر اجتماعی این سازمان‌ها افزایش پیدا کند.
سازمان‌های غیردولتی که چند عامل کلیدی زیر را در نظر می گیرند، قادر خواهند بود مدیریت دانش، ارتباط اجتماعی و اثر گذاری خود را بهبود ببخشند.
1. فرهنگ سازمانی
فرهنگ سازمانی مانند وزش باد نامرئی است، اما شما می‌توانید اثرات آن را ببینید و احساس کنید. قوانین سازمانی نانوشته شامل اعتقادات کارکنان و تقویت حس تعلق و تعهد مشترک بین آنها است.
به اشتراک گذاری دانش یک فرایند مشارکتی است و زمانی که کارکنان فکری فعال داشته باشند یک روش مناسب محسوب می شود. برای ارتقاء موفقیت آمیز مدیریت دانش، سازمان‌های غیردولتی به فرهنگی نیاز دارند که محیطی را ایجاد کند که خلاقیت و به اشتراک گذاری ایده‌ها را در میان بخش‌ها و واحدهای مختلف پرورش دهد.
سازمان‌های غیردولتی به فرهنگی نیاز دارند که محیطی را ایجاد کند که خلاقیت را پرورش دهد.
فرهنگی که مدیریت دانش را ترویج می‌کند مزایای روشنی برای کارکنان دارد: یادگیری را بهبود می‌بخشد، انعطاف پذیری و رضایت از کار را افزایش می‌دهد و برخی از هزینه‌های شرکت را کاهش می‌دهد.
در حال حاضر سازمان‌های غیردولتی فاقد فرهنگ یادگیری از اشتباهات هستند. برای اینکه فرهنگ سازمانی به صورت واقعی دانش را ترویج کند، محیط باید به صورتی باشد که اجازه شکست را به افراد بدهد و تیم‌ها را به ریسک کردن تشویق کند.
10 گام در جهت ایجاد و ترویج فرهنگ سازمانی مبتنی بر مدیریت دانش
1- برقراری ارتباط بیشتر بین کارکنان
2- پاداش دادن به موفقیت‌های کوچک برای به دست آوردن نتایج فوری
3- پیاده سازی سیستم‌های مدیریت دانش
4- تسهیل روابط رو در رو برای ایجاد اعتماد در بین کارکنان
5- ایجاد مشوق‌هایی که اشتراک دانش را در میان کارکنان ترویج می‌کند
6- یکپارچه سازی مدیریت دانش در فرایندهای منابع انسانی، مانند شرح شغل و ارزیابی کارکنان
7- حمایت و پشتیبانی از طرف مدیریت ارشد در سطح استراتژیک برای استفاده از سیستم مدیریت دانش
8-تلاش برای انتقال دانش به خارج از سازمان
9- توسعه مهارت‌های یادگیری و مدیریت دانش مدیران ارشد و کارکنان، در موقعیت‌های کلیدی
10- ارتقا ساختارهای سازمانی به ساختارهای انعطاف پذیرتر، آموزش و ترویج سبک‌های رهبری مشترک
2. سبک رهبری
ایجاد و انتقال دانش یک فرآیند اجتماعی است و رهبری یک عامل موفقیت کلیدی است.
چه مدل رهبری به تسهیل مدیریت دانش در سازمان‌ها کمک می‌کند؟
از آنجا که دانش با توجه به ماهیت آن، پراکنده و نامشهود است نقش تیم رهبری این است که یک سبک مدیریت با کنترل کمتر را اتخاذ کند و به یک تسهیل کننده تبدیل شود.
رهبری باید از نوآوری حمایت کند.
رهبری سازمان باید از نوآوری حمایت کند و محیطی را فراهم کند که به کارکنان اجازه دهد ابتکارات و نوآوری‌های خود را توسعه دهند.
رهبران باید در دسترس بوده و به طور مستمر به دنبال بازخورد فعالیت‌های خود باشند و نسبت به محدودیت‌های خود آگاهی پیدا کنند. انجام این فعالیت‌ها به ایجاد یک محیط کاری مناسب برای ترویج انتقال دانش و نوآوری در سازمان از اهمیت بالایی برخوردار است.
چه نوع سبک رهبری مدیریت دانش را ترویج می کند؟
· رهبری که فضاهای تنوع را ایجاد و تسهیل می‌کند.
· رهبری که نوآوری را در سراسر تیم ترویج می‌کند.
· رهبری که تسهیل کننده ارتباطات و تقویت کننده مدیریت دانش در سازمان است.
· رهبری که تلاش می‌کند تا سازمان را در جهت بهبود تغییر دهد.
· رهبری که به کارکنان آزادی عمل می‌دهد و اعتماد را در سازمان تقویت می‌کند.
3. استفاده از ابزارهای فناوری
مدیریت دانش در دهه گذشته به کمک پیشرفت‌های تکنولوژیکی به طور اساسی تغییر کرده است.
سازمان‌های غیردولتی باید از تکنولوژی‌های جدید استفاده کنند تا دانش را در سازمان خود وارد و اجرا کنند.
این سیستم عامل‌ها - که شامل Slack، Asana، Trello و Microsoft Teams هستند – تیم‌ها را به خدمات و برنامه‌های کاربردی متصل می‌کنند.
هدف اصلی این است که ارتباطات سازمان‌های غیردولتی را در یک پلتفرم واحد متمرکز کرده و مدیریت دانش را در سازمان بهبود ببخشد.
4. ساختار و فرایندهای سازمانی
برای مدیریت دانش موثر، سازمان‌های غیردولتی باید سیستم‌های مدیریت دانش را بر اساس نقش‌های خاص در سازمان تعریف کنند و از آن حمایت کنند.
در برخی موارد، ممکن است نیاز به سرمایه‌گذاری در منابع یا ایجاد ساختارهای جدید باشد، اما اغلب به سادگی شامل سازماندهی مجدد و استفاده کارآمدتر از ساختارهای موجود و منابع می‌شود.
منابع:
https://dobetter.esade.edu/en/knowledge-management-ngo
https://www.valamis.com/hub/knowledge-management
